Как подготовить конференцию

Всем хорошего дня. Как известно, хорошим видом трафика, узнаваемости является выступление на конференциях или вебинарах. А лучше всего самому подготовить конференцию. Как подготовить конференцию для её успешного прохождения. Основные этапы и шаги онлайн конференций:

Как подготовить конференцию

Как подготовить конференцию

Админ-фаза (подготовительный этап)
Результат этапа: зафиксированы KPI, определена команда проекта и оформлены все задачи проекта (со сроками и ответственными)
• утвердить тему утвердить даты и цены
• утвердить KPI
• создать страницу ранней регистрации на Timepad
• организовать систему хранения в dropbox
• сделать в trello план проекта
• сделать таблицу-сетку по спикерам/темам/датам
• сделать 1-й драфт лендинга найти дизайнера
• сделать пост про сбор спикеров
• внести ивент на спасибо-страницу для магнитов придумать название и слоган саммита
• утвердить расписание

Пре-промо-фаза (подготовка к продвижению ивента)

Результат этапа: старт регистраций и начало продаж
 утвердить спикеров
 выстроить сценарий саммита и утвердить расписание
 собрать инфо со спикеров
 дать задание дизайнеру на графматериалы по ивенту, визуальная концепция, шаблон, презентации, обложка на лендинг, обложка в соцсети, аватар, шаблон афиши, банеры
 афиши
 опубликовать 1 драфт лендинга
 создать финальную версию лендинга
 составить промо-план
 подогревающая пре-саммит рассылка
 договориться со спикером саммита на подкаст
 придумать бонусы для участников (в цепочку продающих писем)
 найти партнеров
 создать статус-таблицу по работе с партнерами/спонсорами
 создать UTM-метки для соцсетей и партнеров
 создать товары для всех категорий участиях
 создать и запустить автореспондеры, отправляемые при регистрации для всех категорий участия
 создать рабочую тетрадь для участников внести инфо в таблицу спикеров/тем
 импортировать заказы со страницы ранней регистрации
 создание контент-плана и подготовка контента для продающих цепочек по теме видео на thank-you page
 создать ссылку для прямой регистрации на онлайн (на подписчиков)
 договоренность со спикером на бонус-видео
 запустить тесты таргет
 создание промо-видео
 вставить пиксели на ленд

Промо-фаза (продвижение ивента)

Результат этапа: X участников купили билет и ждут начала мероприятия (X определяется согласно KPI)
 промо-посты со спикерами (тегированными)
 промо саммита в личках и группе
 промо саммита в инстаграм
 промо саммита через партнеров
 отправить спикерам шаблон презентации с разъяснениями формата, темой и датой
 отправить спикерам инфо о месте проведения
 обеспечить стабильность сайта (для онлайн-ивента)
 создать стримы трансляции
 создание сегментов для рассылок (по категориям участия)
 собрать презы со спикеров

Проведение ивента

Результат этапа: участники пришли на ивент/подключились онлайн и увидели все заявленные выступления
 поменять цену на линейку продуктов
 подготовить модераторов
 ежедневно презентация дня чат для общения оформление страницы трансляции письмо с итогами предыдущего дня
 письмо с напоминанием о начале трансляции через 30 минут
 записать видео отзыв от участника
 записать видео отзыв от спикера
 обеспечить 100% доставляемость писем купившим платное участие
 настроить доступ к live-странице по факту покупки конкретного товара
 подготовка к afterparty

Пост-фаза (закрытие проекта, подведение итогов)

Результат этапа: выполнены все обязательства по ивенту перед партнерами, спонсорами и клиентами
 оформить продающую страницу материалами ивента
 заменить лендинг регистраций страницей продажи записей
 получить от операторов обработанные видеозаписи залить видео на хостинг
 залить аудио на хостинг
 залить презентации на хостинг
 собрать уроки на платформе пост-саммит рассылка
 включить участников ивента в общую новостную рассылку оценить факт по KPI
 перенести партнеров ивента в общий список партнеров
 контент-сетка материалов
 отправить письмо спикерам
 отправить закрывающие документы по почте
 написать отчет спонсорам
 собрать отзывы со спонсоров
 закрыть долги по партнеркам

Вот такие вам надо подготовить шаги и этапы для проведения успешной конференции.

Ссылка на основную публикацию